Avv. Valentina Sandroni
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Il metodo delle 5W per la 231
Cinque domande per capire se la tua azienda governa davvero il rischio
Il modello 231 non è solo un documento da adottare e archiviare.
È, prima di tutto, un metodo per leggere l'organizzazione dell'impresa, individuare i rischi e verificare se esistono ruoli, controlli e responsabilità realmente adeguati a prevenirli.
Per questo ho scelto di applicare al tema 231 una regola semplice e immediata: quella delle 5W .
Chi, cosa, quando, dove, perché.
In italiano: chi, cosa, quando, dove e perché .
Cinque domande essenziali per capire se, dentro l'azienda, il rischio è davvero governato oppure se resta affidato all'esperienza, alla buona volontà o alla memoria delle singole persone.
Perché il 5W si applica al modello 231
Nelle organizzazioni aziendali, anche medio-piccole, non basta sapere che un'attività viene svolta.
primo anno di educazione
chi ha il compito di presidiare un determinato rischio;
cosa deve fare concretamente;
quando deve attivarsi;
dove si colloca quel controllo nel processo aziendale;
perché quel presidio è necessario.
Sono semplici domande solo in apparenza.
In realtà, consentono di verificare alcuni aspetti centrali dell'organizzazione aziendale: deleghe, procure, poteri decisionali, competenze tecniche, flussi informativi, tracciabilità delle decisioni e controlli interni.
Ed è proprio questo il cuore della cultura della compliance e del Modello 231: non moltiplicare carta, ma aiutare l'impresa a leggere cosa accade al proprio interno, dove si annidano i rischi e quali strumenti servono per prevenirli.
Un metodo pratico per le PMI
Questa pagina nasce per accompagnare una serie di contenuti dedicati alle imprese medio-piccole, agli amministratori, agli imprenditori e ai professionisti che le affiancano.
L'obiettivo non è proporre formule standard o modelli preconfezionati.
Ogni impresa ha la propria storia, la propria struttura, il proprio settore, i propri processi ei propri rischi. Proprio per questo, prima ancora di parlare di Modello 231, è utile imparare a porsi le domande giuste.
Le 5W servono a questo: offrire una prima chiave di lettura, semplice ma concreta, per capire se l'organizzazione è presidiata o se ci sono aree che meritano un approfondimento.
Le 5 domande chiave
Chi / Chi
Chi presidia quel rischio?
È chiaro chi può decidere, autorizzare, controllare, segnalare o intervenire?
I ruoli sono definiti solo formalmente o corrispondono davvero a ciò che accade in azienda?
Cosa / Cosa
Cosa deve fare concretamente?
Esistono procedure, istruzioni operative, controlli, autorizzazioni o verifiche?
Le persone coinvolte sanno quali comportamenti sono richiesti e quali passaggi devono essere rispettati?
Quando / Quando
Quando deve attivare il presidio?
Il controllo interviene prima della decisione, durante il processo o solo dopo che il problema è emerso?
Ci sono cadenze, soglie, segnali di allarme o momenti in cui è necessario coinvolgere altre funzioni?
Dove / Colomba
Dove si colloca il controllo?
In quale fase del processo aziendale può nascere il rischio?
Il presidio è collocato nel punto giusto o resta troppo lontano dall'attività concreta?
•
Perché quel presidio è necessario?
Servire a prevenire un reato?
A evitare decisioni opache?
A garantire la tracciabilità?
Proteggere l'impresa, le persone, la continuità aziendale e la reputazione?
Gli obiettivi della serie
Il metodo delle 5W sarà applicato progressivamente ad alcuni ambiti centrali della responsabilità 231, con un taglio diretto alle imprese medio-piccole.
Governance e potere aziendale
Chi decide davvero in azienda?
Deleghe, procure, ruoli, poteri di spesa, autorizzazioni e tracciabilità delle decisioni.
Checklist disponibile
Sicurezza sui luoghi di lavoro
Chi presidia concretamente il rischio sicurezza?
DVR, formazione, preposti, manutenzioni, appalti, controlli operativi e segnalazioni.
Checklist in arrivo
Ambiente
Chi controlla autorizzazioni, rifiuti, scarichi, emissioni e adempimenti ambientali?
Il rischio ambientale è presidiato solo dal consulente esterno o anche dall'organizzazione interna?
Checklist in arrivo
Anticorruzione e antiriciclaggio
Chi verifica rapporti con pubblica amministrazione, consulenti, intermediari, omaggi, sponsorizzazioni e pagamenti anomali?
Checklist in arrivo
Reati separati
Chi controlla i processi fiscali sensibili?
Fatture, fornitori, pagamenti, note credito, crediti d'imposta, operazioni infragruppo e rapporti con il consulente fiscale.
Checklist in arrivo
Sfruttamento lavorativo, appalti e filiere
Chi verifica fornitori, cooperativa, appalti, subappalti e condizioni di lavoro lungo la filiera?
Il rischio non riguarda solo chi sfrutta direttamente manodopera irregolare, ma anche chi affida attività a soggetti non adeguatamente controllati.
Checklist in arrivo
Come usare la checklist
Le checklist non servono a “fare da soli” un Modello 231.
Servono a fare una prima autovalutazione della propria organizzazione, individuando eventuali aree deboli o non sufficientemente presidiate.
Per ogni ambito troverai domande pratiche che aiutano a verificare:
- se i movimenti sono chiari;
- se i controlli esistono davvero;
- se le decisioni sono tracciate;
- se le responsabilità sono coerenti con i poteri effettivi;
- se il presidio è adeguato al rischio concreto dell'impresa.
Se a molte domande la risposta è “non so”, “dipende dalla persona” o “lo facciamo così, ma non è scritto da nessuna parte”, può essere opportuno approfondire il tema.
A chi sono rivolte
Le checklist sono pensate per:
- imprenditori e amministratori di PMI;
- aziende in fase di crescita, riorganizzazione o passaggio generazionale;
- imprese certificate ISO che non hanno ancora adottato un Modello 231;
- aziende che lavorano con appalti, fornitori, filiere o amministrazione pubblica;
- commercialisti, consulenti aziendali, RSPP, consulenti privacy, ambiente e sicurezza;
- professionisti che vogliono aiutare i propri clienti a intercettare rischi organizzativi prima che abbiano problemi.
Quando è il momento di approfondire
Una checklist non può sostituire un'analisi professionale della singola realtà aziendale.
Può però far emergere segnali importanti.
Ad esempio, può essere utile approfondire se:
- i poteri effettivi non coincidono con deleghe e procure;
- le decisioni rilevanti non sono tracciate;
- i controlli dipendono da una sola persona;
- i rapporti con fornitori, appaltatori o consulenti non sono verificati;
- le certificazioni esistenti non dialogano con il sistema 231;
- i flussi informativi verso l'organo amministrativo o l'Organismo di Vigilanza sono assenti o informali;
- l'azienda è cresciuta, ma l'organizzazione interna non è stata aggiornata.
In questi casi, il tema non è solo giuridico. È organizzativo.
Il punto non è avere più carta. È governare meglio il rischio.
Un Modello 231 efficace non nasce da documenti standard.
Nasce dalla capacità di leggere l'impresa per quella che è: processi, persone, responsabilità, poteri, controlli e rischi concreti.
Le 5W sono un modo semplice per iniziare questa verifica.
Chi fa cosa, quando, dove e perché?
Se l'azienda sa rispondere, il rischio è almeno visibile.
Se non sa rispondere, il rischio probabilmente esiste già, ma non è ancora governato.
Vuoi capire se il tema merita un approfondimento?
Se dalla compilazione delle checklist emergono dubbi, risposte incerte o aree non presidiate, può essere utile un primo confronto per valutare se e come approfondire il tema 231 nella tua realtà aziendale.
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Nota
Le checklist hanno finalità informativa e di prima autovalutazione.
Non sostituiscono un'analisi legale, organizzativa o tecnica della singola realtà aziendale, né costituiscono parere professionale.
Scarica la checklist disponibile
Governance 231